COMUNICADO CONJUNTO Nº 136/2024
(Processo nº 2023/51514)
A Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo e a Corregedoria Geral da Justiça COMUNICAM aos Magistrados, Advogados, Defensores Públicos, Procuradores, Promotores de Justiça, Dirigentes e Servidores das Unidades Judiciais do Estado de São Paulo que terá prosseguimento o Projeto de Digitalização do acervo de processos físicos das Unidades de Primeiro Grau e dos Colégios Recursais, por meio de empresa contratada e, tendo em vista a validação do projeto piloto com as Unidades prioritárias, ficam estabelecidos os seguintes procedimentos:
I - ESCOPO DO PROJETO
1) Serão digitalizados pela empresa CONTRATADA todos os processos físicos e híbridos em efetivo andamento ou processualmente suspensos que estiverem fisicamente nos cartórios de todas as Unidades Judiciais de Primeiro Grau e dos Colégios Recursais, inclusive os desarquivados com reabertura.
II - NÃO FAZEM PARTE DO ESCOPO DO PROJETO
2) Processos das competências de Execução Fiscal.
3) Inquéritos policiais, procedimentos investigatórios e medidas cautelares apensadas a esses procedimentos por não terem comunicação com a Delegacia de Polícia pela integração entre o inquérito eletrônico e o SAJPG5. Esses procedimentos serão digitalizados com eventual oferecimento da denúncia pelo Ministério Público.
4) Processos Administrativos (Corregedoria Permanente).
III - DISPOSIÇÕES GERAIS
5) Suspenso o prazo processual, a Unidade Judicial deverá proceder à abertura de chamado para limpeza das petições físicas que já foram juntadas nos processos, mas se encontram “Aguardando Cadastramento” no sistema informatizado SAJ, conforme disposto no Comunicado CG nº 817/2021. Caso não providenciado o pedido de limpeza, as petições ficarão pendentes de juntada na fila “Ag. Digitalização”, no subfluxo de petições intermediárias, a serem tratadas pelas Unidades Judiciais.
6) Considerando a urgência e a importância dos atos preparatórios do processo para a digitalização, o cumprimento das atividades de preparação constantes do Anexo Único, devem ser realizadas em até 30 (trinta) dias, contados do início da suspensão dos prazos para a devida continuidade da prestação jurisdicional.
7) Identificado eventual erro na digitalização do processo (tais como imagem com má qualidade, ordenação das folhas etc.), todo o lote deverá ser rejeitado pela Unidade Judicial. A solicitação de nova coleta será automática, a partir do lançamento do rejeite do lote no sistema da empresa CONTRATADA.
8) Em caso de erros de digitalização (da empresa) identificados após a aprovação dos lotes, o processo poderá ser devolvido para correção. Para isso, a Unidade Judicial deverá materializar o processo e formar novo lote no SAJPG5 apenas com os processos que apresentarem problemas. O cadastro no sistema da empresa CONTRATADA deverá ser realizado em tela específica, conforme material de capacitação disponível na plataforma Moodle, link https://www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=377#section-4.
9) A não observância das orientações do material de capacitação, que incorram no incorreto cadastramento dos processos no sistema da empresa CONTRATADA (ex. erro no sequencial, volume não enviado à empresa, inversão de volumes, colagem errônea de etiquetas etc.), poderá implicar em falha ou ausência de importação das peças digitalizadas para o sistema SAJPG5. Esses casos, por não se tratar de erros da empresa CONTRATADA, não são considerados para a digitalização em garantia, ou seja, é vedada a remessa desses processos para digitalização, e a digitalização das peças e/ou correção da digitalização ficará a cargo da própria Unidade.
10) A retirada e devolução dos lotes dos cartórios serão realizadas por funcionários da empresa CONTRATADA. A conferência deverá ser realizada imediatamente no momento da entrega por funcionário da unidade judicial e representante da empresa, sob supervisão dos gestores das Unidades Judiciais.
11) Os gestores das Unidades Judiciais atuarão na qualidade de fiscais operacionais do contrato e, portanto, deverão acompanhar todo o procedimento.
12) A Administração de cada Foro será responsável pelo acompanhamento da logística para a retirada/devolução dos processos, dentro da jornada de trabalho definida pelo Tribunal.
13) Na entrega do lote físico digitalizado pela empresa, a Unidade Judicial deverá proceder ao seu recebimento no sistema da empresa CONTRATADA em até 24 horas e terá até 05 (cinco) dias úteis (iniciados no primeiro dia útil consecutivo à devolução) para acessar o sistema informatizado da empresa CONTRATADA e fazer a validação, por amostragem de 3% (três por cento) de cada lote, conforme consta do material de capacitação disponível na plataforma Moodle, link https://www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=377#section-4.
Decorrido o prazo, os lotes serão automaticamente validados.
IV - DISPOSIÇÕES FINAIS
14) A contratação da empresa para digitalização dos processos físicos não contemplou a categorização das peças processuais, apenas a indicação dos volumes, que será replicada na pasta digital. Havendo necessidade, poderão ser categorizadas as principais peças pela própria Unidade Judicial, se determinado pelo Juiz Corregedor.
15) Está disponível no sistema SAJPG5 o relatório da rotina de importação de peças (menu “Relatórios” – “Rotina de Importação de Peças”) que deverá ser acessado periodicamente pelas Unidades Judiciais para conferir a situação da importação dos processos.
16) Os erros mais recorrentes já foram identificados e constam do material de capacitação disponível na plataforma Moodle, link https://www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=377#section-4. Verificados erros diversos dos já mapeados, a Unidade deverá proceder à abertura de chamado na oferta “Práticas cartorárias e Distribuição – Primeira Instância> Digitalização de Processos”.
17) Para análise e atendimento, necessário conter no chamado o(s) número(s) do(s) processo(s), print da tela do erro, número da etiqueta da empresa CONTRATADA, no caso de volumes não digitalizados.
18) No tocante à destinação dos fragmentos físicos dos processos digitalizados deverão ser observados os procedimentos do Comunicado Conjunto 698/2023.
19) Após o término da digitalização da Unidade Judicial pela empresa CONTRATADA fica vedada a tramitação de processos em meio físico. Os processos físicos recebidos pela Unidade Judicial após o término da digitalização deverão ser digitalizados pela própria Unidade Judicial.
20) A Unidade Judicial deverá consultar no sistema SAJPG5 se existem processos físicos na situação “em andamento”. Em caso positivo, o processo deverá ser digitalizado pela própria Unidade ou deverá ser realizado o devido saneamento.
21) Não é permitido o contato direto de partes e representantes com a empresa CONTRATADA. Dúvidas sobre prazo, ordem, ou condições da digitalização devem ser dirimidas junto à Unidade Judicial responsável pelo processo.
22) A partir da disponibilização deste Comunicado, fica vedado o encaminhamento de processos físicos ao Colégio Recursal dos Juizados Especiais do Estado de São Paulo. Havendo urgência no encaminhamento do recurso, e caso a empresa CONTRATADA não tenha terminado a digitalização, a própria Unidade Judicial deverá digitalizar o processo antes do envio ao Colégio Recursal.
23) Após o decurso do prazo para manifestação das partes nos processos digitalizados nos Colégios Recursais, seus fragmentos físicos deverão ser encaminhados para os respectivos Juizados Especiais.
24) Às Unidades Judiciais onde tramitam processos híbridos, o conteúdo digitalizado será importado para a pasta digital após todos os documentos já produzidos em meio digital.
25) Para os processos a serem desarquivados que estejam no local físico “Arquivo Geral” e que precisam ser digitalizados, proceder nos termos do Comunicado Conjunto n.º 02/2023.
26) O material de capacitação referente ao Projeto de Digitalização, de consulta obrigatória, encontra-se disponível no link: https://www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=377#section-4 (Digitalização de
Processo Físico – Empresa Terceirizada).
27) Dúvidas poderão ser dirimidas pela Secretaria da Primeira Instância exclusivamente pelo Portal de Chamados (https://suporte.tjsp.jus.br), selecionando a categoria "Práticas Cartorárias e Distribuidores – Primeira Instância", subcategoria “Digitalização de Processos”.
