COMUNICADO CONJUNTO Nº 2285/2021
(CPA 2021/32338)
A Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo e a Corregedoria Geral da Justiça COMUNICAM aos Magistrados, Advogados, Defensores Públicos, Procuradores, Promotores de Justiça, Dirigentes e Servidores das Unidades Judiciais do Estado de São Paulo que, CONSIDERANDO os resultados positivos do Projeto Piloto nas Varas Cíveis da Comarca de Mauá, terá início a terceira fase incluindo a Vara Judicial da Comarca de Taquarituba, as Varas Cíveis, de Família e Sucessões e da Fazenda da Comarca de Araçatuba e as Varas Cíveis da Comarca de Botucatu a partir de 13/10/2021, conforme orientações que seguem:
1) Os processos físicos das competências Cível, Registros Públicos, Acidentes do Trabalho, Fazenda Pública Estadual e Municipal, Especial Relativa a Idoso (Cível), Família e Sucessões, Falência e Recuperação Judicial/Extrajudicial, que se encontrem em andamento e que estiverem em cartório na data da implantação do projeto, passarão a tramitar digitalmente, mediante conversão via banco de dados, sem que haja a digitalização das peças.
1.1) Fica autorizada a digitalização, pelas unidades, de peças que facilitem o andamento do processo híbrido.
2) Os processos em carga quando do início do projeto devem ser convertidos em hibrido quando do retorno ao Cartório, assim como os recebidos em redistribuição e os desarquivados para andamento processual.
2.1) No prazo de 30 dias da implantação serão reexecutadas duas rotinas de conversão pela área técnica.
2.2) Após 30 dias da implantação a unidade deverá proceder à abertura de chamado no suporte de informática informando o número do processo principal (padrão CNJ) e solicitando expressamente a “conversão do processo via banco de dados – Projeto Processo Híbrido” para que a equipe da STI faça a conversão via banco de dados, sob demanda.
3) Todos os processos convertidos em digital, via banco de dados, receberão a movimentação “61383 – Processo Digitalizado”, com complemento da movimentação “Processo Híbrido” e tarja “Processo Híbrido”.
4) Para controle dos processos híbridos, serão disponibilizadas, nos fluxos de trabalho, as filas que seguem:
4.1) Processo Híbrido - Inicial: receberá todos os processos principais e incidentes convertidos em digital via banco de dados. Na coluna “Observação da Fila” serão apresentados o último local físico do processo e seu complemento para o encaminhamento devido às respectivas filas do fluxo de trabalho.
4.2) Processo Híbrido – Conclusos: receberá todos os processos principais e incidentes convertidos em digital via banco de dados que tenham movimentação de conclusos em aberto na data da conversão. A data da conclusão será indicada na coluna “Observação da Fila” para preservação da ordem cronológica.
4.3) Processo Híbrido - Em carga: para controle da realização de carga da parte física. As cargas devem ser feitas a partir da fila “Ag. Análise de Cartório – urgente” .Os processos serão movidos automaticamente para a fila “Processo Híbrido – Em Carga “ com a liberação nos autos digitais de uma das certidões de carga disponibilizadas para processo hibrido em carga (506188 – Certidão – Carga ao Ministério Público – Processo Híbrido, 506189 – Certidão – Carga Defensoria Pública – Processo Híbrido, 505247 – Certidão – Remessa dos Autos à 2ª Instância – Processo Híbrido ou 506190 – Certidão Carga Outros – Processo Híbrido). Com o lançamento da certidão de recebimento de carga 506191 – Certidão – Recebimento de Carga – Processo Híbrido a cópia retorna automaticamente para a fila ”Ag. Análise de Cartório”.
5) A primeira atividade do cartório será emitir a certidão de início do processo híbrido (Modelo 506187) para os processos que estejam nas filas “Processo Híbrido Inicial” e “Processo Híbrido Conclusos” para iniciar o processamento híbrido e ativar os incidentes na pasta digital.
6) Na sequência, a partir das filas “Processo Híbrido – Inicial” ou “Processo Híbrido – Conclusos”, observando-se a situação do processo e o local físico em que estavam antes da conversão, deverá a unidade judicial proceder da seguinte forma:
6.1) Processos e incidentes arquivados (situação extinto, suspenso, arquivado): encaminhar para a fila “Processo Arquivado”.
6.2) Processos e incidentes em andamento: Utilizar o botão de atividade “copiar” para encaminhamento dos processos para a fila correspondente ao andamento atual e, após, emitir ato ordinatório de intimação às partes dando ciência da tramitação híbrida do processo, com menção expressa quanto ao peticionamento eletrônico obrigatório.
6.3) Processos findos que restam tão somente as comunicações e movimentação de baixa caso tenha sido convertido via banco de dados, deverá ser materializado, certificando-se e prosseguindo-se com o arquivamento. Devem ser observadas as movimentações constantes no Comunicado CG 641/2015 ou Comunicado Conjunto 437/2019, conforme o caso.
7) Os autos físicos dos processos híbridos deverão ser guardados em ordem numérica crescente na unidade judicial recebendo uma etiqueta de identificação visível na capa “Processo Híbrido”.
8) As partes, seus representantes e demais interessados poderão solicitar a carga da parte física dos processos híbridos para consulta, cujo controle no sistema se dará através da fila “Processo Híbrido - em carga”.
8.1) É obrigatória a emissão, no sistema informatizado, da certidão de carga e de recebimento da carga da parte física do processo híbrido.
8.2) A certidão deverá ser impressa e armazenada em classificador próprio após o recebimento pelo destinatário. Na devolução deverá ser dada a baixa no relatório de carga juntando-o na parte física do processo híbrido (Artigo 162 das NSCGJ).
9) Quando da remessa dos autos ao segundo grau deverá haver o encaminhamento da parte física e digital do processo híbrido.
9.1) Deverá ser emitida obrigatoriamente a certidão 505247 - Certidão – Remessa dos Autos à 2ª Instância – Processo Híbrido, devendo ser uma via impressa e juntada aos autos físicos.
10) No caso de redistribuição do processo híbrido para outra unidade judicial ainda não participante do projeto os autos físicos deverão ser digitalizados pela unidade de origem utilizando-se as certidões descritas no “item 11.2”.
10.1) Os autos físicos não deverão ser enviados via malote para a unidade destino, contudo, deverá ser certificado nos autos físicos a digitalização e a unidade para qual o processo digital foi redistribuído, guardando-se em escaninho próprio.
11) Está autorizada a digitalização da parte física do processo híbrido, devendo ser seguido o procedimento constante no Comunicado CG n° 466/2020.
11.1) As peças ficarão fora da ordem cronológica, mas identificadas por uma certidão que marcará o início e término da digitalização.
11.2) Para cumprimento do constante no item 11.1 a unidade judicial deverá, antes de intimar a parte para peticionamento das peças digitalizadas, emitir a certidão 505245 – Certidão – Início Digitalização Autos Físicos – Processo Híbrido e, logo após o término da liberação das peças digitalizadas, lançar a certidão 505246 – Certidão – Término Digitalização Autos Físicos – Processo Híbrido.
11.3) Deverá ser substituída a anotação na capa para “Processo Digitalizado”.
12) Regras sobre o arquivamento dos volumes físicos de processos híbridos serão divulgadas oportunamente.
14) O material de capacitação está disponível em: http://www.tjsp.jus.br/moodle/livre/course/view.php?id=1665
15) Dúvidas: spi.diagnostico@tjsp.jus.br
