PROVIMENTO CONJUNTO Nº 75/2023
CPA 2022/90174
Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) – 1ª a 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional de São Miguel Paulista da Comarca da Capital
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a implantação da Unidade de Processamento Judicial para atendimento das 1ª, 2ª e 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional de São Miguel Paulista da Comarca da Capital;
CONSIDERANDO a suspensão das atribuições dos Ofícios de Justiça afetos às citadas Varas;
CONSIDERANDO a necessidade de se adequar o fluxo de trabalho da estrutura criada até que a E. Corregedoria Geral da Justiça estabeleça Normas específicas para as UPJs;
RESOLVEM:
Artigo 1º - A Unidade de Processamento Judicial – UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 1ª, 2ª e 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional de São Miguel Paulista da Comarca da Capital e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas observarão o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento.
Artigo 2º - Compete ao escrivão judicial:
I. Coordenar e administrar a unidade de processamento judicial;
II. Conferir e assinar expedientes;
III. Acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes;
IV. Conferir os mandados de levantamento eletrônico ou alvarás;
V. Garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento;
VI. Zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência;
VII. Abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, podendo delegar ao Gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII. Atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de processamento;
IX. Abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da unidade;
X. Elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da unidade, podendo delegar a tarefa, se o caso;
Parágrafo único. Estão subordinados ao escrivão judicial os gestores das equipes da unidade.
Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes, agentes e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em três equipes, cada qual coordenada pelo respectivo gestor:
I. Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa;
II. Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais;
III. Equipe de Movimentação dos Processos Digitais.
Artigo 4º - A Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa será responsável pelo atendimento ao público no balcão físico ou virtual, pelo portal de agendamento do TJSP; pelo e-mail institucional da unidade quando delegado pelo Escrivão; pela digitalização dos autos físicos desarquivados, desde que tenha a situação alterada para “em andamento”, dos redistribuídos e os retornados do 2º Grau; pela guarda, carga, recebimento e desarquivamento de processos físicos remanescentes até a total digitalização da unidade; pelo correio e malote.
§1º Compete ao gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Coordenar os trabalhos da equipe;
II. Proceder à guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe;
III. Coordenar os agendamentos virtuais no site do TJSP e demais serviços de atendimento virtual;
IV. Gerenciar a digitalização de documentos e processos, inclusive os prazos para destruição, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça;
V. Controlar o painel de editais;
VI. Assinar mandados de levantamento eletrônico, alvarás e certidões, quando determinado pelo escrivão;
VII. Quando delegado pelo Escrivão, abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§2º Compete à Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Carga e recebimento de documentos e processos físicos, realizando o transporte entre setores se necessário;
II. Arquivamento e desarquivamento de processos físicos;
III. Correio e malote;
IV. Atendimento de balcão físico ou virtual, mediante revezamento diário ou semanal;
V. Digitalizar os processos físicos redistribuídos e os em grau de recurso quando de seu retorno;
VI. Digitalizar documentos recebidos fisicamente, liberando-os nos autos digitais, procedendo ao devido andamento;
VII. Tratar dos e-mails recebidos pela unidade, juntando os documentos nos autos digitais, procedendo ao devido andamento processual;
VIII. Gerar senha de acesso aos autos sempre que solicitado e se em termos;
IX. Expedir as certidões de objeto e pé solicitadas em atendimento.
Artigo 5º - A Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais será responsável pelo cumprimento das determinações judiciais nos processos digitais.
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I. Coordenar os trabalhos da equipe;
II. Conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar públicos os expedientes;
III. Conferir mandados de levantamento eletrônico;
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI. Elaborar modelos de atos ordinatórios;
VII. Auxiliar as equipes de gabinetes na elaboração de modelos de grupo com atos vinculados;
VIII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I. Tratar a fila do fluxo digital – “Ag. Análise de Cartório Urgente” em face do art. 1.265 das NSCGJ;
II. Tratar as filas “Ag. Análise” do subfluxo de documentos: despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório, gerando o ato e expedindo o competente documento;
III. Tratar a fila “Ag. Impressão” do subfluxo de documentos: mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, imprimindo os respectivos documentos ou procedendo os envios via e-mail, quando o caso;
IV. Tratar a fila “Ag. Emissão” do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso;
V. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ato ordinatório);
VI. Gerenciar as tarjas dos processos;
VII. Intimar os peritos e demais auxiliares da justiça nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação.
Artigo 6º - A Equipe de Movimentação dos Processos Digitais será responsável pela publicação, juntada (petições aguardando cadastro) e decurso de prazo nos processos digitais:
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Coordenar os trabalhos da equipe;
II. Conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento, quando determinado pelo escrivão;
III. Gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos;
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI. Verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados;
VII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Ag. Análise do Cartório;
b. Ag. Análise do Cartório - Urgente;
c. Encaminhar para Publicação;
d. Ag. Certificação da Publicação;
e. Ag. Decurso de Prazo – Publicação;
f. Ag. Hasta Pública - Leilão;
g. Ag. Laudo;
h. Ag. Decurso de Prazo;
i. Retorno do Distribuidor;
j. Retorno da Contadoria;
k. Retorno Setor Técnico - Ass. Social;
l. Retorno Setor Técnico - Psicologia;
m. Processo Suspenso;
n. Ag. Impressão;
o. Ag. Avaliação;
p. Processo em Grau de Recurso;
q. Processos Recebidos do 2.º Grau – Diligência;
r. Retorno do Segundo Grau – Recurso Eletrônico;
s. Retorno do Cejusc.
II. Tratar o subfluxo de petição intermediária;
III. Tratar as filas Ag. Devolução/Resposta e Ag. Decurso de Prazo do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; e citação/intimação/vista/Portal;
IV. Tratar das filas de trabalho do fluxo de custas;
V. Gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência nos casos de envio manual à publicação;
VI. Cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes;
VII. Verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e dar andamento ao feito;
VIII. Encaminhar os autos ao Setor de Conciliação para designação de data de audiência de conciliação;
IX. Encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Contador, Partidor, Setor Técnico – Assistente Social e Psicologia e Distribuidor;
X. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença).
XI. Intimar partes e advogados para manifestação acerca do retorno e resposta de documentos;
XII. Elaborar cálculos de preparo e remeter ao segundo grau, quando a atividade sobrevier de prazo decorrido;
XIII. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição.
Artigo 7º - Compete às Equipe de Gabinetes:
I. Elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças;
II. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição;
III. Realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, SISBAJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP etc.);
IV. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Inicial – Ag. Análise do Cartório;
b. Inicial – Ag. Análise do Cartório – Urgente;
c. Entrados com Sigilo Absoluto;
d. Conclusos – Despacho;
e. Conclusos – Decisão Interlocutória;
f. Conclusos – Sentença;
g. Conclusos - Urgente;
h. Sisbajud – Conclusos – Decisão;
i. Sisbajud – Bloquear Valor;
j. Sisbajud – Ag. Resposta;
h. Sisbajud – Ag. Transferência;
k. Pesquisas;
l. Conclusos Minuta;
m. Petição juntada – aguardando análise
n. Ag. Audiência
o. Ag. Análise Complemento Peticionamento
V. Manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições iniciais e intermediárias;
VI. Criar os modelos de grupo, devendo:
preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento);
a. vincular a movimentação específica;
b. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais;
c. selecionar o teor do documento (complemento da movimentação - Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos;
d. marcar o check box “não emitir atos” quando, no modelo, não houver atos a serem cumpridos pelo cartório;
VII. Preencher/encaminhar, mensalmente, a planilha do Movimento Judiciário;
VIII. Cadastrar o objeto da ação, quando da análise da inicial;
IX. Tornar publicável – no campo movimentação – as decisões de bloqueio, após a efetivação do ato;
X. Cadastrar as audiências na pauta virtual, se designadas através despacho ou decisão judicial, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ;
XI. Importar eventuais mídias de gravação de audiências para o sistema informatizado;
XII. Monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente;
XIII. Vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem cumpridas, bem como removê-las quando verificada que a urgência não é mais existente;
XIV. Abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/aprovadas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da unidade.
XV. Monitorar as queimas das guias quando da análise de petições;
XVI. Cadastrar o processo no portal de peritos, quando de sua nomeação;
XVII. Elaborar cálculos de preparo e remeter o processo ao segundo grau, quando a atividade sobrevier da análise de petição intermediária;
XVIII. Elaboração de cálculos simples (Portaria 10.185/2022).
Artigo 8º - As equipes da UPJ e os Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente de quais filas se encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, gerenciando tarjas e atualizando dados cadastrais, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes.
Artigo 9º - Para as audiências presenciais caberá ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização e serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente designadas para este fim.
§ 1º - A pauta de audiências será disponibilizada aos gabinetes para designação de audiências em datas e horários disponíveis, evitando-se o agendamento para utilização da mesma sala, no mesmo dia e hora já utilizados por outro magistrado.
Artigo 10º - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça.
§ 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade.
§ 2º - O Corregedor Permanente da unidade apresentará mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto “UPJ - Unidade de Processamento Judicial”, composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça durante os primeiros 180 dias após a instalação.
Artigo 11º - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete:
I. As apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos;
II. A elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho.
Artigo 12º - O escrivão da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá:
I. Identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários;
II. Propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento;
III. Avaliação das medidas implantadas.
Parágrafo único - O escrivão da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade.
Artigo 13º - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação.
Artigo 14º - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados.
Artigo 15º - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça.
Artigo 16º – A Unidade de Processamento Judicial iniciará suas atividades no dia 18 de abril de 2023.
Artigo 17º - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir do início das atividades da UPJ – 1ª, 2ª e 3ª Varas da Família e das Sucessões do Foro Regional de São Miguel Paulista da Comarca da Capital, revogadas as disposições em contrário.
REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 21 de março de 2023.
Des. RICARDO MAIR ANAFE
Presidente do Tribunal de Justiça
Des. FERNANDO ANTONIO TORRES GARCIA
Corregedor Geral da Justiça.
